Tu oficio
Web y programa para clínica dental y de fisioterapia.
La mañana entera del mostrador se va en confirmar por teléfono las citas de mañana. Y cuando por fin te planteas automatizar el aviso, aparece el problema de verdad de este oficio: ese mensaje no puede decir a qué viene el paciente. Empieza abriendo la agenda y mira cómo se resuelve.
Web desde 190 €
- Se abre sin registrarse
- Alojamiento en la Unión Europea
- Precio cerrado por escrito
- El código se te cede
Dos personas en el mostrador y una de ellas al teléfono toda la mañana.
«La mañana se nos va al teléfono confirmando las citas de mañana.»
«El paciente no vino y el box se quedó cuarenta y cinco minutos parado con el profesional dentro.»
«El bono era de diez sesiones y ni él ni nosotros sabemos por cuál va.»
«La autorización de la aseguradora lleva tres semanas y no sabemos si la pelota está en su tejado o en el nuestro.»
Una clínica pequeña tiene un problema de aritmética muy simple: el coste de un hueco vacío no es el precio de la sesión, es el precio del profesional parado dentro del box. Cuarenta y cinco minutos de un gabinete con dos personas dentro no se recuperan metiendo a alguien más el jueves.
Y tiene un problema que no tienen los demás oficios: casi todo lo que se apunta de un paciente es un dato de salud. Eso cambia cómo se escribe un recordatorio, quién puede ver qué en la pantalla del mostrador, dónde vive el servidor y qué puede aparecer en la web. No es una capa de papeleo encima del programa: es una restricción de diseño desde la primera pantalla.
- 08:45Se empieza a llamar a los pacientes de mañana. Son veintidós llamadas. Media docena no lo cogen y habrá que repetirlas por la tarde.
- 10:10Entra una urgencia. Hay que recolocar tres citas y avisar a tres personas. Otra vez el teléfono.
- 11:30Un paciente pregunta cuántas sesiones le quedan del bono. Se abre una carpeta, se cuentan a mano y no cuadra con lo que él tenía apuntado.
- 13:00Hueco de cuarenta y cinco minutos: el paciente de las 13:00 no aparece. El box y el profesional, parados.
- 16:20Llamada de una aseguradora pidiendo un dato del parte. Se busca en el programa, en el correo y en un cajón.
- 20:15Se cierra. Quedan por repasar los consentimientos firmados de la semana, que están en papel en una bandeja.
De esas seis cosas, cuatro las hace hoy una persona a mano y las cuatro las puede hacer un programa. Las otras dos —la urgencia y el paciente que no aparece— no se evitan: se absorben mejor.
Míralo funcionando
Abre la agenda y fíjate en qué dice el aviso.
Ábrela, mueve una cita y mira el mensaje que sale. Fíjate en que dice el día, la hora y el sitio, y no dice el motivo. Parece un detalle y es la diferencia entre un recordatorio que puedes mandar y uno que no deberías: el mensaje de una clínica lo puede leer quien tenga el móvil del paciente en la mano en ese momento.
Cómo leer esta demostración
El programa es real; los pacientes de dentro, no. Son inventados a propósito. En una demostración de una clínica eso no es una formalidad: es que no queremos tener datos de salud de nadie ni siquiera de mentira.
Lo que escribas no sale de tu equipo. No hace ni una petición a internet: no hay servidor detrás al que pudiera mandar nada. Lo guarda tu navegador y «Reiniciar la demo» lo borra. Compruébalo con la pestaña de red.
Esto es una agenda, no una historia clínica. La demo no trae historia, ni odontograma, ni evolutivo de sesiones, y no vamos a fingir que sí. Es la muestra de cómo construimos la parte de agenda y avisos, que es por donde se empieza casi siempre.
Qué se monta normalmente en una clínica
Casi siempre se empieza por la agenda y por los avisos, que es donde está la mañana perdida.
- El recordatorio de la víspera sin motivo visible. Día, hora, sitio y nombre del centro. Sin la palabra «implante», sin «revisión de la rodilla» y sin nada que identifique el tratamiento.
- La confirmación que libera el hueco sola. El paciente contesta que no puede y la agenda se abre en ese instante, con aviso a quien esté en lista de espera. Es lo que convierte una cancelación en una cita.
- La agenda por box y por profesional a la vez. Porque en una clínica no basta con que el profesional esté libre: tiene que estar libre el gabinete, y a veces la auxiliar. Esa doble reserva es lo que las agendas genéricas no saben hacer.
- Duraciones de verdad por tipo de visita. Primera visita, revisión corta, sesión de una serie y urgencia no ocupan lo mismo, y meterlas todas en bloques iguales es lo que hace que la consulta vaya con cuarenta minutos de retraso a media tarde.
- Las series y los bonos de sesiones. Cuántas lleva, cuántas quedan, quién se las ha dado y cuándo caducan. A la vista en el mostrador, para no discutirlo nunca más con el paciente.
- El seguimiento de autorizaciones de aseguradoras. Qué expediente está pendiente, desde cuándo y con quién quedó la pelota, con aviso cuando pasa de los días que tú digas. No conecta con la aseguradora: ordena lo tuyo.
- El consentimiento informado firmado en la tableta, guardado junto a la ficha del paciente y no en una bandeja del mostrador.
- La web, que en una clínica es sobre todo confianza y un botón. Quién sois, con nombres y número de colegiado, qué hacéis, dónde estáis, el horario real y pedir cita sin llamar.
Qué no te vamos a hacer
En este oficio conviene decirlo con más claridad que en ningún otro.
- Un programa de historia clínica completo que sustituya al vuestro. Si ya tenéis uno sanitario y funciona, no se toca: se trabaja alrededor. Montar desde cero una historia clínica completa es un proyecto de otro tamaño y otro riesgo, y se dice antes.
- El programa de facturación ni los libros registro de IVA o de IRPF. Sí podemos leer del vuestro para informes y avisos.
- La conexión con las plataformas de las aseguradoras. Eso lo deciden ellas y casi nunca lo permiten. No te lo vamos a prometer para conseguir el encargo.
- Ser vuestro delegado de protección de datos ni hacer la evaluación de impacto. Montamos el sistema para que cumpla lo que os diga quien lleve eso. Quien lo decide es esa persona, no nosotros.
- Escribir la publicidad sanitaria. Podemos hacer la web; lo que se puede y no se puede afirmar en ella, y con qué autorización, lo dice vuestra dirección sanitaria.
Lo que te obliga a ti
Aquí la normativa no es un anexo: es el plano.
Hoy es 23 de septiembre de 2026. Sin alarmas y sin fechas inventadas.
Datos de salud: categoría especial, y eso cambia el programa
Lo que apuntáis de un paciente —lo que le duele, qué le habéis hecho, qué medicación toma, qué alergias tiene— son datos de categoría especial. No es una etiqueta simbólica: obliga a que el acceso esté limitado a quien lo necesite para su trabajo, a que quede rastro de quién ha mirado qué, y a poder borrar o entregar todo lo de una persona cuando lo pida.
En la práctica, para nosotros significa tres decisiones que se toman antes de programar: permisos por perfil —el mostrador no necesita ver el evolutivo clínico—, registro de accesos y alojamiento en la Unión Europea con contrato de encargado de tratamiento. Esto último, además, te lo entregamos firmado: es parte del proyecto, no un extra.
Lo que no hacemos: decidir qué necesitáis vosotros. Si hace falta evaluación de impacto, qué dice vuestro registro de actividades de tratamiento o cómo redactar el consentimiento lo dice vuestro asesor o vuestro delegado de protección de datos. Nosotros construimos para que quepa lo que él diga.
La historia clínica se conserva, y el consentimiento va por escrito
La ley básica de autonomía del paciente obliga a conservar la documentación clínica al menos cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, y a que el paciente pueda acceder a ella y obtener copia. También obliga a que el consentimiento informado sea por escrito en intervenciones quirúrgicas y en procedimientos diagnósticos y terapéuticos invasores.
Esto tiene una consecuencia muy práctica sobre el programa y sobre la bandeja de papeles del mostrador: un consentimiento firmado en papel que vive en una carpeta es un documento que hay que custodiar cinco años y que hay que encontrar el día que alguien lo pida. Firmarlo en la tableta y que quede pegado a la ficha resuelve las dos cosas a la vez.
Los plazos de conservación pueden ser mayores en la normativa de tu comunidad autónoma. Comprueba el tuyo antes de configurar nada: es un dato que se mete una vez y que conviene que sea el correcto.
La web de un centro sanitario es publicidad sanitaria
Y eso la mete en un régimen distinto del de la web de una tienda. Dos cosas que nos encontramos mal casi siempre y que conviene revisar antes de publicar:
Uno: varias comunidades autónomas exigen que en la publicidad del centro aparezca su número de registro sanitario. Es un dato que la clínica tiene y que casi nunca está en la web. Dos: los testimonios de pacientes y las fotos de antes y después no se publican sin consentimiento específico y por escrito de esa persona, y en algunos tratamientos directamente no deberían publicarse.
Nosotros no vamos a decidir qué se puede afirmar en vuestra web: eso lo dice vuestra dirección sanitaria. Lo que sí hacemos es preguntarlo antes de escribir el texto, en vez de publicar y corregir después.
Lo mismo que a cualquier otra empresa
Si tenéis personal contratado —auxiliares, higienistas, recepción—, el registro diario de jornada es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, se conserva cuatro años y tiene que poder enseñarse a la Inspección de Trabajo. Hay un real decreto en tramitación para llevarlo a digital que a día de hoy no está publicado en el BOE. Estado de la tramitación.
Y si emitís facturas, Verifactu obliga al programa con el que las emitís: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos, según el Real Decreto-ley 15/2025. No aplica en Álava, Bizkaia, Gipuzkoa ni Navarra, donde rige TicketBAI. Las fechas y las fuentes.
Cuánto cuesta y cuánto tarda
La web, desde 190 € sin IVA si es sencilla, de una página; una web completa, entre 1.900 € y 3.400 €, en dos pagos y de dos a cuatro semanas. En una clínica lo habitual sube un poco respecto al punto de partida, porque hay que explicar tratamientos y presentar al equipo con nombre y número de colegiado, y eso son textos y fotos.
Los recordatorios y la confirmación, desde 190 € por proceso y de una a dos semanas. Es lo que devuelve la mañana del mostrador y por lo que recomendamos empezar.
La agenda a medida, primera fase utilizable desde 990 € y de cuatro a ocho semanas. Un sistema con agenda por box, series, bonos y seguimiento de autorizaciones suele quedar entre 6.000 € y 14.000 €, por fases que se pagan al terminar cada una.
Y lo que te vamos a decir en la primera llamada si es el caso: si ya tenéis un programa sanitario que os va bien, no lo cambiéis. Lo que suele faltar en una clínica no es el programa clínico: es la web, los avisos y el orden de lo que pasa en el mostrador.
Cuando no está claro, el paso previo es el Plano de trabajo: desde 90 €, cinco días laborables, se descuenta entero y se devuelve si vemos que no hay nada que merezca la pena. Todos los precios · los seis compromisos.
Preguntas
Lo que nos pregunta una clínica antes de decidir.
¿Puedo mandar un recordatorio por WhatsApp a un paciente?
La pregunta no es tanto por dónde como qué dice. Un mensaje que diga «te recordamos tu cita del jueves a las 10:00 en la calle tal» es un recordatorio de una cita. Uno que diga «te recordamos tu sesión de rehabilitación de hombro» está contando a quien tenga ese móvil delante algo que el paciente no ha autorizado a contar.
Por eso lo montamos sin motivo visible siempre, por defecto y sin opción de ponerlo por descuido. Sobre el canal concreto y sobre qué consentimiento necesitáis para usarlo, la respuesta os la tiene que dar quien lleve vuestra protección de datos: nosotros construimos lo que os diga, no lo decidimos.
Ya tenemos un programa de gestión clínica. ¿Sobra esto?
Muy probablemente no sobra ninguno de los dos, y lo primero que hacemos es mirar qué hace el vuestro. Si lleva bien la historia clínica, no se toca: ese es el sitio donde más caro sale equivocarse.
Lo que solemos montar alrededor es lo que esos programas hacen regular o no hacen: la web que trae pacientes nuevos, los recordatorios como vosotros los queréis, el seguimiento de autorizaciones y los informes que hoy se sacan a mano. Antes de presupuestar comprobamos si vuestro programa deja exportar o conectarse, y os damos la respuesta aunque sea que no.
¿Dónde van a estar los datos de nuestros pacientes?
En servidores de la Unión Europea, con su contrato de encargado de tratamiento firmado y entregado, y con copias de seguridad configuradas, explicadas y probadas: dónde están, cada cuánto se hacen y cómo se recupera una. Esa última parte se ensaya delante de vosotros, porque una copia que nunca se ha restaurado no es una copia.
El alojamiento va a vuestro nombre y lo pagáis directamente al proveedor, sin margen nuestro por medio. Si algún día lo lleva otro, se le entrega todo: el código se cede por escrito y la documentación va con él.
¿Podéis meter el odontograma o el evolutivo de las sesiones?
Técnicamente sí, y hay que pensárselo dos veces. Construir desde cero la parte clínica de un programa es un proyecto grande, con riesgo alto, y compite con productos sanitarios que llevan veinte años puliéndolo. Si la vuestra es una clínica pequeña, casi siempre sale mejor cuenta usar uno de esos y hacer a medida lo que él no cubre.
Cuándo sí tiene sentido: cuando vuestro protocolo de trabajo no cabe en ningún programa del mercado, cuando tenéis varios centros con criterios distintos, o cuando lo que registráis es tan específico que acabáis llevando la mitad en papel de todas formas. Eso se ve en el Plano de trabajo y se dice con el número delante.
El paciente que no aparece nos deja el box parado. ¿Se puede cobrar?
Hay clínicas que lo hacen y el programa lo puede soportar, pero no es lo primero que recomendamos. Antes de penalizar conviene agotar lo que cuesta menos y molesta menos: recordatorio la víspera, confirmación en un toque, y lista de espera avisada en cuanto se libera el hueco.
Si aun así queréis una política de cancelación, lo que sí montamos es que esté escrita, que el paciente la vea al reservar y que quede constancia de que la vio. Lo que no vamos a hacer es diseñarla por vosotros: eso es una decisión de negocio y además tiene una parte legal que consultáis con vuestra asesoría.
¿Nos ayudáis a salir en Google cuando alguien busca un fisio en la zona?
Lo que controlamos lo hacemos: que la web cargue rápido en el móvil, que el nombre del tratamiento y la ciudad estén donde tienen que estar, que el horario, la dirección y el teléfono sean correctos y coincidan con vuestra ficha de Google, y que pedir cita cueste un toque.
Lo que no controlamos es cuánta gente busca eso en vuestra zona ni qué clínicas tenéis al lado. No os vamos a dar números de otros. Lo que sí dejamos puesto desde el primer día es la medición, para que al mes sepáis cuántas citas y cuántas llamadas salieron de ahí.
Somos tres y no tenemos a nadie de informática. ¿Esto lo vamos a saber usar?
La prueba está en la demostración: ábrela y pásasela a la persona de tu equipo que peor se lleva con los ordenadores. Si ella lo entiende, lo entenderá cualquiera; si no, el problema es nuestro y no suyo.
En el precio va la formación al equipo y un manual corto, más un periodo de corrección de errores sin coste con la duración escrita en el presupuesto. Si alguien de tu clínica no sabe usarlo, no hemos terminado.
Por dónde seguir
Si lo tuyo es una pieza concreta.
- Agenda de citas con recordatorio automático Cómo se monta la agenda, cómo sale el aviso de la víspera y cómo se libera el hueco cuando alguien confirma que no viene.
- Tratamientos y sesiones pendientes de cobro Quién debe qué y desde cuándo, con el aviso preparado. En clínicas con tratamientos largos es donde más dinero se queda por el camino.
- Fichaje y registro de jornada Para auxiliares, higienistas y recepción, con el mes cuadrado y exportable para la gestoría.
- Cómo hacemos un programa a medida El proceso entero, fase a fase: qué entra, qué no, cómo se cobra y qué pasa si a mitad decidís parar.
Hablemos
¿Cuántas llamadas hacéis al día sólo para confirmar citas?
Cuéntanoslo en veinte minutos por teléfono y te decimos por dónde empezaríamos, cuánto costaría y cuánto tardaría. Si lo que tenéis ya os vale, te lo diremos igual y esa llamada no se cobra.
- La primera llamada es gratis
- Recordatorios desde 190 €
- Te contestamos el mismo día laborable
Que te llamemos
Si nos dices cuántos gabinetes tenéis, qué programa usáis hoy y cómo confirmáis las citas, llegamos a la llamada con los deberes hechos.