Caso de uso
App de citas para tu negocio, con el recordatorio ya escrito.
La semana entera de un vistazo, los huecos libres a la vista y el aviso al cliente saliendo solo el día antes. Hay una nuestra abierta ahí abajo: se usa de verdad, no pide registro y no te pide el teléfono.
Desde 190 €
- Se abre sin registrarse
- No pide el teléfono
- Precio cerrado por escrito
- Sin permanencia
La libreta de las citas y el hueco que se queda vacío.
«Las citas las llevamos en una libreta. Si falta la chica de recepción, el día es una lotería.»
«Me escriben por WhatsApp a las once de la noche preguntando si tengo hueco el jueves.»
«Hoy me han fallado dos. Esas dos horas ya no las recupero.»
En un negocio de cita previa hay dos agujeros, y los dos se llevan dinero sin que nadie los vea. El primero es el tiempo: la agenda la lleva una persona a mano, y cada cambio de hora son dos llamadas y un tachón. El segundo es el hueco vacío: alguien no viene, nadie se entera hasta que llega la hora, y esa hora se paga igual.
Haz la cuenta con tus números. Cuenta las horas que se quedaron vacías la semana pasada y multiplícalas por lo que cobras la hora. Después cuenta el rato que alguien se pasa cada día moviendo citas y confirmando por teléfono.
- 230 horas Es lo que suman cinco horas a la semana en un año, entre confirmar, mover y recolocar. Casi seis semanas de trabajo de una persona.
- 1 hueco Una sola cita fallada a la semana, a lo que cobres la hora, por cuarenta y seis semanas. Ese número lo sabes tú, nosotros no.
- El día antes Es cuando sale el recordatorio, que es cuando todavía se puede recolocar el hueco. Un aviso el mismo día ya no sirve de nada.
Las 230 horas son aritmética —cinco por cuarenta y seis—, no un resultado nuestro. No te vamos a enseñar números de otros: la cuenta se hace con los tuyos.
Míralo funcionando
Antes de leer nada más, ábrela.
Es más rápido que cualquier párrafo que podamos escribir aquí. Pincha una cita, mírala por dentro, lee el mensaje que le saldría al cliente y reinicia la demostración. Fíjate en cuántos toques hacen falta para mover una cita de hora.
Cómo leer esta demostración
El programa es real; los datos de dentro, no. Las personas, los teléfonos y el negocio están inventados a propósito, para que puedas trastear sin tocar datos de nadie.
Lo que escribas no sale de tu equipo. El botón «Simular envío» no manda nada: la demostración no hace ni una petición a internet y no hay servidor detrás. Lo que cambies se guarda solo en tu navegador y el botón «Reiniciar la demo» lo borra. Compruébalo abriendo la pestaña de red del navegador.
No es un producto que vendamos tal cual. Es la muestra de cómo construimos. La tuya se hace sobre vuestros servicios, vuestras duraciones y vuestra forma de repartir el día.
Qué hace exactamente
Dicho en lenguaje de negocio, que es el único que importa aquí.
- La semana entera a la vista, en el móvil y en el ordenador, con el día de hoy marcado y los huecos libres visibles. La ve todo el equipo, no solo quien está en recepción.
- El recordatorio sale solo el día antes. Con el texto escrito por ti, no con una plantilla de fábrica. Y el día antes, que es cuando todavía hay margen para recolocar el hueco.
- Cada profesional con su agenda. Sus horarios, sus servicios y sus duraciones. El hueco que se ofrece es el hueco real de esa persona.
- Mover una cita son dos toques, y el cliente se entera solo. Ese es el rato que se recupera de verdad.
- Las ausencias, contadas. Cuántas citas se quedaron sin cubrir y cuántas se recuperaron. El número que casi nadie mide y el que decide si esto sale a cuenta.
- La ficha de cada cliente: qué se le hizo, cuándo, con quién y qué toca la próxima vez.
A quién le sirve
A cualquier negocio que viva de la agenda, y hay seis donde la libreta se rompe siempre.
- Peluquerías y centros de estética Varios profesionales a la vez, servicios que duran cosas distintas y clientas que escriben por WhatsApp a deshora. El sitio donde más citas se pierden por no confirmar.
- Clínicas dentales Tratamientos por fases, revisiones al cabo de meses y un hueco de sillón que cuesta dinero cada vez que se queda vacío.
- Fisioterapia, podología y psicología Sesiones encadenadas, bonos de varias citas y un profesional que no puede estar atendiendo el teléfono mientras trabaja.
- Clínicas veterinarias Urgencias que revientan el día, recordatorios de vacunas y desparasitaciones, y una ficha por animal que hay que tener a mano.
- Talleres y centros de neumáticos Cita de taller, coche de sustitución y aviso de que el vehículo ya está listo. Aquí la agenda y el parte de trabajo suelen ser el mismo proyecto.
- Gestorías y despachos Visitas de campaña de renta, citas con varios profesionales y un calendario que hoy vive en tres sitios distintos.
Lo que obliga la ley
Recordar una cita se puede. Colar una oferta dentro, no.
Dónde está la raya
Recordar una cita ya concertada es una comunicación de servicio, no publicidad. El cliente ha pedido hora y le estás avisando de la hora que pidió. Eso se puede enviar por correo, por SMS o por mensajería.
Meter una oferta en ese mismo mensaje lo convierte en publicidad, y la publicidad por correo electrónico, SMS o mensajería necesita consentimiento previo. Esto no tiene excepción por ser de empresa a empresa: el artículo 21 no distingue.
Por eso el recordatorio que montamos va limpio: la cita, la hora, el sitio y cómo anularla. Si además quieres mandar promociones, eso es otra cosa, se pide aparte y se registra quién lo ha aceptado. Te lo montamos, pero separado y con su rastro.
Y una que no montamos: envíos masivos a listas que no te han escrito, ni por correo ni por WhatsApp. Preferimos perder el encargo a montarte algo que te puede costar una sanción.
Dónde acaba lo que guarda la agenda
Una agenda de clínica no guarda «datos de contacto»: guarda datos de salud, y eso cambia el nivel de cuidado. El alojamiento va en la Unión Europea, con su contrato de encargado de tratamiento, y los accesos van a tu nombre.
Te decimos por escrito qué servicio interviene en cada paso y qué datos pasan por él, antes de que firmes. Si un paso te parece que no debería existir, se quita y se busca otro camino.
Qué entra
En el precio cerrado, sea automatización suelta o agenda completa.
- Una sesión para ver cómo lleváis la agenda hoy, con la persona que la lleva. No con quien cree que sabe cómo se hace.
- El esquema de las pantallas, dibujado y aprobado antes de programar. Si no os convence, el proyecto se para ahí.
- La agenda funcionando en el navegador del móvil y del ordenador, con cada profesional en la suya.
- El recordatorio montado y probado, con el texto que decidas tú, y el registro de qué se ha enviado y qué ha fallado.
- El recuento de ausencias, medido antes de empezar para que haya con qué comparar a los sesenta días.
- Formación a quien la va a usar y manual corto, con un periodo de corrección de errores sin coste escrito en el presupuesto.
- Un mes de vigilancia en las automatizaciones: si el recordatorio deja de salir, lo vemos nosotros antes que tú.
Qué no entra
Se dice ahora, no cuando llega la factura.
- La emisión de facturas ni los libros registro de IVA o de IRPF. Dejamos preparado el dato de la cita atendida para quien factura; facturar, no.
- El cobro con tarjeta dentro de la agenda. Una pasarela de pago es otro proyecto, con otros requisitos, y se presupuesta como tal.
- Las cuotas de los servicios de mensajería que hagan falta para enviar los recordatorios. Van a tu nombre y las pagas al proveedor, sin margen nuestro. Te decimos cuánto son antes de empezar.
- Envíos publicitarios masivos a listas que no te han escrito. Ver arriba.
- La historia clínica. Guardamos la ficha de la cita y lo que se hizo; un programa de historia clínica es otra cosa, con su propia normativa, y no lo hacemos.
- Aplicaciones nativas de iPhone y Android en las tiendas. Funciona en el navegador del móvil, que aquí es mejor: el cliente no tiene que instalarse nada para pedir hora.
Cuánto cuesta
Si ya tienes agenda y lo único que falta es que el recordatorio salga solo, eso es una automatización suelta: desde 190 € sin IVA, de una a dos semanas. Es la opción barata y muchas veces es la correcta.
Si la agenda que tienes no recoge cómo trabajáis —varios profesionales, duraciones distintas, bonos, reserva desde la web—, entonces es un programa a medida: primera fase utilizable desde 990 € sin IVA. Un sistema completo suele quedar entre 6.000 € y 14.000 €, por fases que se pagan al terminar cada una.
Cuando hay que conectar con lo que ya usas, el paso previo es el Plano de trabajo: desde 90 €, cinco días laborables, se descuenta entero del proyecto y se devuelve si al terminarlo vemos que no hay nada que merezca la pena hacer.
Sin cuota obligatoria. El mantenimiento cuesta 90 € al mes, es opcional y se cancela cuando quieras; lo que ya está pagado sigue funcionando.
Cuánto tarda
El recordatorio automático, de una a dos semanas. La agenda completa a medida, de cuatro a ocho semanas la primera fase utilizable.
El plazo va escrito en el presupuesto. Si nos pasamos por causa nuestra, te descontamos el 10 % por cada semana completa de retraso, hasta un tope del 30 %.
La primera semana casi siempre se va en entender cómo repartís el día, no en programar. Es la parte que más gente se salta y la que decide si esto funciona o acaba siendo otra libreta, pero en pantalla.
Preguntas
Lo que nos preguntan antes de decidir.
¿Puedo mandar el recordatorio por WhatsApp?
Sí, y es lo que casi todo el mundo pide, pero hay que montarlo por el camino correcto. Recordar una cita que el cliente ya ha concertado es una comunicación de servicio y se puede enviar.
Lo que no se puede es aprovechar ese mismo mensaje para colar una oferta: eso lo convierte en publicidad y la publicidad por mensajería necesita consentimiento previo. Te montamos el recordatorio limpio, con su texto, y te decimos por escrito qué servicio interviene y cuánto cuesta su cuota, que va a tu nombre.
¿Sirve si somos tres personas atendiendo a la vez?
Sirve, y de hecho es donde más se nota. Cada profesional tiene su columna, sus horarios y sus servicios, y el hueco libre que se ofrece al cliente es el hueco real de esa persona, no el del negocio en general.
Es la diferencia entre una agenda compartida y un cuaderno con tres columnas pintadas a boli: cuando una peluquera se pone mala, sus citas se mueven solas a quien pueda cogerlas, sin que nadie rehaga el día entero.
¿Pueden pedir cita los clientes desde la web?
Sí, y conviene pensarlo dos veces antes de abrirlo del todo. Muchos negocios quieren que el cliente vea el hueco y lo coja; otros prefieren que el cliente pida y que alguien confirme, porque no todas las citas duran lo mismo ni las puede atender cualquiera.
Las dos cosas se hacen. Lo que decidimos contigo en el esquema de pantallas es qué servicios se pueden reservar solos y cuáles pasan por una persona.
¿Esto reduce las ausencias de verdad?
No te vamos a dar un porcentaje, porque cualquier porcentaje que te diéramos sería de otro y no tuyo. Lo que sí hacemos es contarlas: el programa registra cuántas citas se quedaron sin cubrir y cuántas se recuperaron, y esa cifra la tienes tú desde el primer mes.
Antes de empezar apuntamos cuántas ausencias tienes hoy, para que a los sesenta días haya con qué comparar. Si no hay medida de partida, no hay nada que demostrar y preferimos decirlo.
Ya tengo una agenda. ¿Hay que cambiarla?
Casi nunca hace falta, y esa es la opción barata. Si tu agenda actual deja conectarse, lo que montamos es solo el recordatorio y el aviso de hueco libre, y eso es una automatización desde 190 €.
Hay que comprobar antes si permite conectarse, porque algunas no dejan, y te damos la respuesta aunque sea que no se puede. La agenda entera a medida solo sale a cuenta cuando la que tienes no recoge cómo trabajáis.
¿Dónde acaban los datos de mis clientes?
El alojamiento va en la Unión Europea, con su contrato de encargado de tratamiento, y los accesos van a tu nombre. Te decimos por escrito qué servicio interviene en cada paso y qué datos pasan por él antes de que firmes nada.
Si un paso te parece que no debería existir, se quita y se busca otro camino. En una agenda de clínica esto no es un detalle: son datos de salud y se tratan como tales.
¿Me hacéis también las facturas de las citas?
No. No desarrollamos ni automatizamos emisión de facturas ni libros registro de IVA o de IRPF, y no escribimos dentro del programa de facturación que ya uses.
Lo que sí podemos hacer es leer de él o dejarle preparado el dato de la cita atendida, para que quien factura lo tenga hecho. Es una decisión nuestra y vale para todos los proyectos.
Por dónde seguir
Si el problema no es exactamente este.
- Presupuestos automáticos en tu web Si antes de la cita hay que decir un precio, y ese precio lo contestas de noche cuando ya has cerrado, el problema empieza antes de la agenda.
- Programa para fichar empleados Si tu equipo trabaja contra la agenda, las horas y las citas suelen acabar siendo el mismo proyecto. Y el registro de jornada es obligatorio.
- Qué entra y qué no en una automatización Cómo cronometramos el proceso antes de presupuestar, qué panel se entrega y por qué no montamos envíos en frío.
- Cómo hacemos un programa a medida El proceso entero, fase a fase: qué entra, qué no, cómo se cobra y qué pasa si a mitad decides parar.
Hablemos
¿Cómo lleváis hoy la agenda?
Cuéntanoslo en veinte minutos por teléfono y te decimos tres cosas: si te basta con el recordatorio automático, qué costaría la agenda entera y cuánto tardaría. Si con 190 € resuelves, te lo diremos igual.
- La primera llamada es gratis
- Desde 190 € sin IVA el recordatorio
- Te contestamos el mismo día laborable
Que te llamemos
Tres campos. Si nos dices cuántos profesionales atendéis y con qué lleváis hoy la agenda, llegamos a la llamada con los deberes hechos.