Caso de uso
App de partes de trabajo con firma en el móvil.
El técnico apunta lo que ha hecho, el material y las horas, y el cliente firma en la pantalla allí mismo. Se acabó el taco de papel autocopiativo, el parte que se pierde en la furgoneta y la tarde del viernes pasándolo todo a ordenador.
Desde 990 €
- Funciona sin cobertura
- Precio cerrado por escrito
- El código se te cede
- Sin cuota obligatoria
Esta pantalla estuvo meses sin poder abrirse, y ya está abierta. Merece la pena contar por qué tardó.
El programa funcionaba desde el principio. Lo que no estaba resuelto era el documento: un parte con material valorado y horas se parece muchísimo a una factura, y nosotros no vendemos facturación ni queremos que un papel nuestro se use como si lo fuera. Preferimos publicarlo tarde que publicarlo mal.
La solución está a la vista dentro de la propia demostración. El parte no lleva total a pagar, ni base imponible, ni IVA, ni número de factura, y lo dice él mismo en su cabecera: es la constancia de un trabajo hecho y de la conformidad de quien lo recibió. El material se valora línea a línea, porque eso es lo que hace que el trabajo quede preparado y lo que descuenta del almacén, pero la suma se queda en el panel de la oficina y no aparece en el documento que el cliente firma.
Ábrela, rellena un parte y fírmalo con el dedo o con el ratón. Se puede borrar la firma y repetirla, cerrar el parte y verlo aparecer en el panel del dueño con su hora. Sin registro, sin dejar el correo y sin que salga una sola petición de tu navegador.
Si prefieres que te la enseñemos nosotros, veinte minutos por videollamada, sin compromiso y sin que nadie te intente cerrar nada. Pídelo aquí o escríbenos por WhatsApp.
Los partes llegan el viernes, arrugados y a medias.
«Los partes me llegan el viernes por la tarde, en papel, y la mitad puestos de memoria.»
«Facturamos con dos semanas de retraso porque falta el parte de alguien.»
«El cliente dice que eso no se lo hicimos. Y el parte, si existe, está en una carpeta del almacén.»
El papel autocopiativo cuesta tres veces. La primera, cuando el técnico lo rellena deprisa y se deja el material. La segunda, cuando alguien en la oficina lo transcribe a ordenador para poder facturarlo. Y la tercera, la que más duele, cuando el cliente discute un trabajo de hace dos meses y nadie encuentra el papel que lo prueba.
Y hay un cuarto coste que casi nadie cuenta: el dinero que se factura tarde. Un parte que tarda diez días en llegar a la oficina es una factura que sale diez días tarde y un cobro que entra diez días tarde. Todos los meses.
- 230 horas Es lo que suman cinco horas a la semana en un año persiguiendo y transcribiendo partes. Casi seis semanas de trabajo de una persona.
- 10 días Lo que se retrasa una factura cuando el parte tarda en llegar. Cuenta tú cuánto dinero tienes parado en partes que todavía no han entrado.
- 1 firma La del cliente, en la pantalla, allí mismo y con fecha. Es lo que convierte una discusión de dos meses después en una conversación de treinta segundos.
Las 230 horas son aritmética —cinco por cuarenta y seis—, no un resultado nuestro. No te vamos a enseñar números de otros: la cuenta se hace con los tuyos.
Qué hace exactamente
Dicho en lenguaje de negocio, que es el único que importa aquí.
- El parte se rellena en el móvil, en casa del cliente. Qué se ha hecho, qué material se ha gastado, cuántas horas y qué queda pendiente. Con lo repetido ya puesto por defecto, para que el parte normal se cierre en menos de un minuto.
- El cliente firma en la pantalla, allí mismo, y se le manda el PDF al correo antes de que el técnico se suba a la furgoneta.
- Funciona sin cobertura. Se rellena y se firma en un sótano o en un polígono sin señal, se guarda en el propio móvil y se sube solo cuando vuelve la línea. Va en la primera fase, no es un extra.
- Fotos del antes y del después, pegadas al parte. Es lo que corta de raíz la mitad de las discusiones.
- Queda guardado y no se puede cambiar por detrás. Qué texto exacto se firmó, en qué fecha y hora y desde qué dispositivo. Si después hay que corregir algo, se corrige, pero queda rastro de quién y cuándo.
- El material gastado descuenta del almacén, si lleváis control de existencias. Un dato, apuntado una vez, sirviendo para dos cosas.
- Las horas del parte y el registro de jornada, en el mismo sitio. Son obligaciones distintas, pero nadie tiene por qué apuntarlas dos veces.
- Lo que hay pendiente de facturar, a la vista, para que ningún trabajo hecho se quede sin cobrar por un papel traspapelado.
A quién le sirve
A cualquier empresa cuyo trabajo ocurre fuera de la oficina y hay que demostrar qué se hizo.
- Instaladores de clima, fontanería y electricidad Avisos, averías y mantenimientos con material variable, en casas donde no siempre hay cobertura y donde el cliente está delante.
- Servicio técnico y mantenimiento Contratos con visitas periódicas, donde hay que acreditar que se pasó, cuándo y qué se revisó. El parte firmado es la prueba del contrato.
- Obra y reformas Varios tajos a la vez, trabajos añadidos sobre la marcha y un presupuesto inicial que se queda corto si nadie apunta lo que se ha metido de más.
- Limpieza y servicios auxiliares Equipos repartidos por muchos centros, con la firma del responsable de cada sitio como justificante del servicio prestado.
- Jardinería, piscinas y control de plagas Trabajos por temporada, productos aplicados que hay que dejar por escrito y clientes que quieren su justificante.
- Maquinaria, elevación y talleres móviles Intervenciones en las instalaciones del cliente, con horas de desplazamiento, piezas y una revisión que hay que documentar.
Lo que obliga la ley
El parte no es un registro de jornada. Y tampoco es una factura.
Un parte firmado no te cubre el registro de jornada
Es la confusión más común en empresas con gente en la calle. El parte dice qué trabajo se hizo y cuánto se tardó en ese trabajo. El registro de jornada dice a qué hora empezó y a qué hora terminó la jornada de esa persona, incluidos desplazamientos y pausas. Son dos cosas distintas.
Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa con personas contratadas tiene que llevar un registro diario de jornada con la hora de inicio y de fin de cada trabajador, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Hay además un real decreto en tramitación para llevarlo a digital, con trazabilidad y acceso remoto para la Inspección, pero a día de hoy no está publicado en el BOE y nadie puede darte una fecha. Aquí tienes el estado de la tramitación, actualizado.
Lo que sí hacemos es que las dos cosas vivan en el mismo programa, para que nadie tenga que apuntar lo mismo dos veces. Si lo que necesitas es solo el fichaje, esa pantalla tiene su propia demostración abierta.
Un parte no es una factura, y nosotros no hacemos facturas
AutoEmpresa no vende programa de facturación, no desarrolla software que emita facturas y no genera libros registro de IVA ni de IRPF. Un parte con un total en euros se parece demasiado a una factura, y no queremos que nadie lo use como tal. Por eso la raya está dibujada dentro del documento y no en una nota al pie.
El parte que firma el cliente no lleva total a pagar, ni base imponible, ni IVA, ni número de factura, y lo dice él mismo en su cabecera. El material se valora línea a línea —para que el trabajo quede preparado y para que descuente del almacén—, pero la suma vive en el panel de la oficina, que es una pantalla interna y no un documento que nadie firma. Compruébalo en la demostración.
La factura la emites tú con tu programa de facturación de siempre, que sigue siendo el tuyo. Por qué hemos decidido no entrar en facturación.
Sobre la firma, decimos qué se guarda y ahí paramos: el trazo tal y como se dibujó, la fecha, la hora en que se cerró el parte, el nombre de quien firmó y el texto exacto que tenía delante. Si después hay que corregir algo, queda rastro de quién y cuándo. Qué peso tendría eso en un caso concreto, o si lo tuyo necesita una firma con validez reforzada, lo decide tu asesor o tu abogado, no tu proveedor de programas.
Qué entra
En el precio cerrado de la primera fase.
- Una sesión con un técnico, no con el jefe. Viendo cómo se rellena hoy el parte, en la furgoneta y con las manos frías. Si no, se construye el programa que le gusta a la oficina y que nadie usa en la calle.
- El esquema de las pantallas, dibujado y aprobado antes de programar. Si no os convence, el proyecto se para ahí.
- La aplicación funcionando en el navegador del móvil, con firma en pantalla y funcionamiento sin cobertura.
- El parte en PDF, enviado al cliente al momento y guardado con su fecha.
- Usuarios y permisos: qué ve cada técnico, qué ve cada responsable y quién puede corregir un parte cerrado.
- El panel de la oficina: partes del día, lo que falta por cerrar y lo que está pendiente de facturar.
- Copias de seguridad configuradas y explicadas, formación al equipo, manual corto y un periodo de corrección de errores sin coste escrito en el presupuesto.
- La cesión del código por escrito, detallada en el presupuesto.
Qué no entra
Se dice ahora, no cuando llega la factura.
- La emisión de facturas ni los libros registro de IVA o de IRPF. Ver arriba: es una decisión y no una limitación.
- El asesoramiento jurídico sobre el valor probatorio de la firma. Te explicamos qué guarda el programa; lo que eso valga en tu caso lo dice tu abogado.
- El seguimiento continuo de la posición de los técnicos. Registrar dónde se firmó un parte, sí. Seguir a las personas durante la jornada, no, salvo que haya detrás un análisis en regla que no hacemos nosotros.
- La gestión de rutas y de flota. Es otro proyecto y se presupuesta aparte; no lo metemos de rebote.
- Aplicaciones nativas de iPhone y Android publicadas en las tiendas. Funciona en el navegador del móvil, sin instalar nada en quince teléfonos ni actualizar nada cada mes.
- El alojamiento y sus costes, que van a vuestro nombre y se pagan directamente al proveedor, sin margen nuestro.
Cuánto cuesta
Primera fase utilizable desde 990 € sin IVA: rellenar el parte, firmarlo, mandarlo y verlo en la oficina. Un sistema completo, con almacén, registro de jornada y conexiones, suele quedar entre 6.000 € y 14.000 €, por fases que se pagan al terminar cada una, no por adelantado.
Si lo que tienes son dos técnicos y partes muy sencillos, puede que no necesites un programa a medida. Te lo diremos en la primera llamada y no te cobraremos por descubrirlo.
Cuando hay que conectar con lo que ya usas, el paso previo es el Plano de trabajo: desde 90 €, cinco días laborables, se descuenta entero del proyecto y se devuelve si al terminarlo vemos que no hay nada que merezca la pena hacer.
Sin cuota obligatoria. El mantenimiento cuesta 90 € al mes, es opcional y se cancela cuando quieras; lo que ya está pagado sigue funcionando.
Cuánto tarda
De cuatro a ocho semanas la primera fase utilizable. Lo que viene después —almacén, fichaje, informes por cliente— va en fases siguientes, cada una con su precio y su fecha.
El plazo va escrito en el presupuesto. Si nos pasamos por causa nuestra, te descontamos el 10 % por cada semana completa de retraso, hasta un tope del 30 % de esa fase.
Aquí lo que más alarga el proyecto no es programar: es conseguir que el parte quepa en una pantalla de móvil sin dejarse nada importante. Esa discusión hay que tenerla con los técnicos, y merece la pena tenerla despacio.
Preguntas
Lo que nos preguntan antes de decidir.
¿Puedo probarla antes de hablar con nadie?
Sí. La demostración está abierta: eliges un aviso, apuntas lo que se ha hecho, añades material y horas, firmas con el dedo o con el ratón en el recuadro y cierras el parte. Después lo ves en el panel de la oficina, con la firma y la hora.
No hay registro, no te pedimos el correo y no sale ni una petición de tu navegador: lo que escribas se guarda en tu propio equipo y el botón de reiniciar lo borra.
¿Qué se guarda exactamente cuando el cliente firma?
El trazo tal y como se dibujó, la fecha y la hora en que se cerró el parte, el nombre que escribió quien firmó y el texto exacto que tenía delante al firmar. Eso es todo lo que guarda el programa y todo lo que decimos que guarda. Si después hay que corregir algo, se corrige, pero queda rastro de quién y cuándo.
Lo que no vamos a decirte es qué peso tendría esa firma en un procedimiento concreto, ni si tu caso necesita una firma con validez reforzada. Eso no lo decide tu proveedor de programas: lo decide tu asesor o tu abogado. Nosotros montamos la herramienta y te explicamos qué guarda.
¿Y si el técnico no tiene cobertura en el sótano?
Es la primera pregunta que hace cualquiera que trabaje en la calle, y con razón. La aplicación tiene que poder rellenarse y firmarse sin conexión, guardarse en el propio móvil y subirse sola cuando vuelva la cobertura.
Si un programa de partes no hace eso, no sirve para un instalador. Va en la primera fase, no es un extra.
¿El parte firmado sustituye al registro de jornada?
No, y conviene tenerlo claro porque mucha gente lo mezcla. El parte dice qué trabajo se hizo y cuánto se tardó en ese trabajo. El registro de jornada dice a qué hora empezó y a qué hora terminó la jornada de esa persona, incluidos los desplazamientos y las pausas.
Son dos cosas distintas y el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar la segunda desde el 12 de mayo de 2019. Lo que sí hacemos es que las dos vivan en el mismo programa, para que nadie apunte lo mismo dos veces.
¿El parte es una factura?
No, y esta raya está dibujada dentro del propio documento: puedes verla en la demostración. El parte no lleva total a pagar, ni base imponible, ni IVA, ni número de factura, y lo dice él mismo en su cabecera. El material se valora línea a línea para que quien factura lo tenga hecho y para que descuente del almacén, pero la suma se queda en el panel de la oficina.
AutoEmpresa no vende programa de facturación, no desarrolla software que emita facturas y no genera libros registro de IVA ni de IRPF. La factura la emites tú con tu programa de facturación de siempre.
¿Mis técnicos van a usarlo o van a seguir con el papel?
Esa es la pregunta que decide el proyecto, y por eso la primera sesión la hacemos con un técnico, no con el jefe. Si rellenar el parte en el móvil tarda más que escribirlo a boli, nadie lo va a usar y habremos tirado el dinero los dos.
La regla que nos ponemos es que el parte habitual se cierre en menos de un minuto, con lo repetido ya puesto por defecto. La formación al equipo va incluida: si un técnico tuyo no sabe usarlo, no hemos terminado.
¿Puedo saber dónde está cada técnico?
Se puede hacer técnicamente y muchas veces no se debe. Seguir la posición de la plantilla durante toda la jornada es un tratamiento de datos con requisitos propios, y montarlo porque queda bien en una demostración es meterte en un lío que no habías pedido.
Lo que sí hacemos sin problema es registrar dónde se firmó cada parte, que es un dato del trabajo y no un seguimiento de la persona. Resuelve casi todos los casos reales.
Por dónde seguir
Si el problema no es exactamente este.
- Programa para fichar empleados La otra mitad del mismo problema, con su demostración abierta igual que esta. Además es obligatoria desde 2019.
- Presupuestos automáticos en tu web Lo que pasa antes del parte: contestar el precio el mismo día en lugar de dos días después, cuando ya ha llamado a otro.
- Cómo hacemos un programa a medida El proceso entero, fase a fase: qué entra, qué no, cómo se cobra y qué pasa si a mitad decides parar.
- Los programas que puedes abrir Fichaje, citas, existencias, presupuesto instantáneo y este mismo. Se abren, se usan y se reinician, sin registro y sin dejar el teléfono.
Hablemos
¿Te la enseñamos en directo?
Veinte minutos por videollamada: te enseñamos la aplicación funcionando, rellenas un parte tú mismo y firmas. Sin compromiso y sin que nadie te intente cerrar nada. Y si vemos que lo tuyo no sale a cuenta, te lo decimos ahí mismo.
- La primera llamada es gratis
- Primera fase desde 990 € sin IVA
- Te contestamos el mismo día laborable
Que te llamemos
Tres campos. Si nos dices cuántos técnicos tienes en la calle y cómo llegan hoy los partes a la oficina, llegamos a la llamada con los deberes hechos.