Caso de uso
Control de existencias para un negocio pequeño, con el pedido ya hecho.
Qué queda, qué está por debajo del mínimo y qué hay que pedir hoy, repartido ya entre cada proveedor. Hay uno nuestro abierto ahí abajo, con sesenta referencias dentro: se usa de verdad, no pide registro y no te pide el teléfono.
Desde 990 €
- Se abre sin registrarse
- No pide el teléfono
- Precio cerrado por escrito
- El código se te cede
El género que se acaba el día que hace falta.
«Lo llevo a ojo. Bajo al almacén, miro y hago el pedido de memoria.»
«Tengo un Excel, pero está desde marzo sin tocar. Ya no me fío de él.»
«Se me ha parado una reparación por una pieza de cuatro euros que creía que tenía.»
El control de existencias a ojo cuesta dinero por los dos lados a la vez, y por eso casi nadie sabe cuánto le cuesta. Por un lado se rompe el stock: se queda parada una reparación, se pierde una venta, hay que salir corriendo a comprar al doble de precio. Por el otro se compra de más: estanterías llenas de lo que no se mueve, dinero parado y, si hay caducidades, dinero que se tira.
Y entre medias, el rato de todas las semanas: bajar al almacén con una libreta, apuntar, volver a subir, llamar a cinco proveedores y hacer cinco pedidos distintos.
- 230 horas Es lo que suman cinco horas a la semana en un año, entre contar, apuntar y pedir. Casi seis semanas de trabajo de una persona.
- 2 caras La rotura de stock y el exceso de compra. Las dos se pagan, y ninguna aparece en ningún sitio hasta que alguien la cuenta.
- 1 pedido El que habría que hacer hoy, ya repartido por proveedor y valorado. Es lo que sustituye a la libreta y a las cinco llamadas.
Las 230 horas son aritmética —cinco por cuarenta y seis—, no un resultado nuestro. No te vamos a enseñar números de otros: la cuenta se hace con los tuyos.
Míralo funcionando
Antes de leer nada más, ábrelo.
Es más rápido que cualquier párrafo que podamos escribir aquí. Baja una existencia por debajo del mínimo y mira cómo aparece sola en el pedido de hoy. Cambia un mínimo y mira cómo cambia el pedido. Después reinícialo.
Cómo leer esta demostración
El programa es real; los datos de dentro, no. Las referencias, los proveedores y los importes están inventados a propósito. Las cifras son orientativas y no son una oferta.
Lo que toques no sale de tu equipo. La demostración no hace ni una petición a internet: no hay servidor detrás al que pudiera mandar nada. Lo que cambies se guarda solo en tu navegador y el botón «Reiniciar la demo» lo borra. Compruébalo abriendo la pestaña de red del navegador.
No es un producto que vendamos tal cual. Es la muestra de cómo construimos. El tuyo se hace sobre vuestras referencias, vuestras unidades y vuestros proveedores.
Qué hace exactamente
Dicho en lenguaje de negocio, que es el único que importa aquí.
- Qué hay, ahora mismo. La lista entera con un semáforo por referencia: lo que va sobrado, lo que está justo y lo que ya falta. Desde el móvil, estando en el almacén.
- El pedido de hoy, hecho solo. Todo lo que ha bajado del mínimo, agrupado por proveedor y con el importe calculado. Lo revisas, quitas lo que no quieras y se manda.
- Los mínimos los pones tú, referencia a referencia, y se pueden cambiar en cualquier momento. Nadie conoce tu negocio mejor que tú.
- Entradas y salidas con el móvil. Se recibe un pedido y se da de alta leyendo el código con la cámara; se gasta material y se descuenta. Sin lector de pistola si no quieres comprar uno.
- El aviso antes de que falte. Un correo o un mensaje cuando algo baja del mínimo, para no depender de que alguien se acuerde de mirar.
- Lotes, caducidades y ubicaciones, cuando el negocio los necesita. Es justo lo que los programas de catálogo suelen no saber hacer.
- Qué se mueve y qué no. Lo que lleva seis meses parado también es dinero, y conviene verlo escrito.
A quién le sirve
A cualquiera que guarde género, y hay seis sitios donde la libreta se rompe siempre.
- Talleres y recambios Filtros, aceites, pastillas y la pieza rara que solo se usa dos veces al año. Una reparación parada por falta de material cuesta el doble de lo que valía la pieza.
- Ferreterías y suministro industrial Miles de referencias pequeñas, muchos proveedores y un mostrador que no puede esperar a que alguien baje a mirar.
- Tiendas de ropa y calzado Tallas y colores, que es donde se atragantan las hojas de cálculo. Y la última unidad vendida a la vez en tienda y por internet.
- Restaurantes, bares y obradores Producto fresco, caducidades y un pedido que hay que hacer a tres proveedores distintos antes de las ocho de la mañana.
- Distribuidores y almacenes pequeños Ubicaciones, lotes y un modo propio de llevar el género que ningún programa de catálogo recoge entero.
- Clínicas, peluquerías y centros de estética Material de un solo uso y producto de venta. Poco volumen, mucha referencia, y siempre falta justo lo que hacía falta hoy.
Lo que obliga la ley
Aquí la ley no te obliga a nada. Y conviene saberlo.
Controlar existencias no es facturar
Verifactu es una obligación sobre los sistemas informáticos de facturación, no sobre el control de existencias. Un programa que cuenta lo que tienes en el almacén no emite facturas y no entra en ese reglamento. Si alguien te dice que tu control de stock «tiene que ser compatible con Verifactu», te está vendiendo miedo.
Lo que sí es verdad es que las fechas para facturar están cerca: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y profesionales, según el Real Decreto-ley 15/2025. No aplica en el País Vasco ni en Navarra, donde rigen TicketBAI y Batuz.
Y algo que tenemos que decirte de frente: AutoEmpresa no vende programa de facturación y no desarrolla software que emita facturas. El programa de existencias descuenta lo que sale y deja el dato preparado; quien emite la factura es el programa de facturación que ya uses, y eso sigue siendo cosa tuya y de tu proveedor.
Trazabilidad, lotes y caducidades
Si trabajas con alimentación, con productos sanitarios o con cualquier sector que exija trazabilidad por lotes, el programa se construye para llevarla: qué lote entró, cuándo caduca, a qué cliente salió.
Lo que no hacemos es decirte qué te exige tu normativa sectorial. Eso te lo dice tu asesor o el organismo que te inspecciona, por escrito, y sobre esa respuesta construimos nosotros. Un proveedor de software interpretándote la norma es exactamente el proveedor que no quieres.
Qué entra
En el precio cerrado de la primera fase.
- Una sesión en tu almacén, viendo cómo se cuenta hoy, con la persona que lo cuenta. No con quien cree que sabe cómo se hace.
- El esquema de las pantallas, dibujado y aprobado antes de programar. Si no os convence, el proyecto se para ahí.
- La carga de vuestros datos actuales cuando se puedan exportar: la hoja de cálculo, el listado del proveedor o lo que salga del TPV.
- El programa funcionando en el navegador del móvil, de la tableta y del ordenador.
- Usuarios y permisos: quién puede dar de alta, quién puede corregir un recuento y quién solo mira.
- El pedido agrupado por proveedor, con su importe, listo para enviar por correo.
- Copias de seguridad configuradas y explicadas, formación al equipo, manual corto y un periodo de corrección de errores sin coste escrito en el presupuesto.
- La cesión del código por escrito, detallada en el presupuesto.
Qué no entra
Se dice ahora, no cuando llega la factura.
- La emisión de facturas ni los libros registro de IVA o de IRPF. No vendemos programa de facturación y no ampliamos el que ya tengáis.
- La contabilidad ni la valoración de existencias a efectos fiscales. El programa te dice qué hay y cuánto costó comprarlo; cómo se valora eso en tus cuentas lo dice tu asesoría.
- El recuento inicial. Hay que contar una vez lo que hay, y eso lo hace tu gente. Si el número de partida está mal, todo lo que venga después está mal.
- El lector de códigos de barras, si decidís comprar uno. Os decimos cuál va bien y cuánto cuesta, pero no lo vendemos ni metemos margen ahí.
- Conectar con programas de terceros que no permiten conectarse. Hay que comprobarlo antes, y se comprueba en el Plano de trabajo.
- El alojamiento y sus costes, que van a vuestro nombre y se pagan directamente al proveedor.
Cuánto cuesta
Primera fase utilizable desde 990 € sin IVA: dar de alta, descontar, ver el semáforo y sacar el pedido. Un sistema completo, con lotes, ubicaciones y conexiones, suele quedar entre 6.000 € y 14.000 €, por fases que se pagan al terminar cada una, no por adelantado.
Si los datos ya existen —tienes un TPV o un programa que sí sabe lo que hay, pero nadie mira los mínimos— entonces esto no es un programa nuevo: es una automatización, desde 190 € sin IVA, que saca el aviso y prepara el pedido. Si es tu caso, te lo diremos.
Cuando hay que conectar con lo que ya usas, el paso previo es el Plano de trabajo: desde 90 €, cinco días laborables, se descuenta entero del proyecto y se devuelve si al terminarlo vemos que no hay nada que merezca la pena hacer.
Sin cuota obligatoria. El mantenimiento cuesta 90 € al mes, es opcional y se cancela cuando quieras; lo que ya está pagado sigue funcionando.
Cuánto tarda
De cuatro a ocho semanas la primera fase utilizable. El aviso de mínimos suelto, de una a dos semanas.
El plazo va escrito en el presupuesto. Si nos pasamos por causa nuestra, te descontamos el 10 % por cada semana completa de retraso, hasta un tope del 30 % de esa fase.
Lo que más alarga estos proyectos no es programar: es el estado de los datos de partida. Los listados de almacén suelen traer referencias repetidas y unidades escritas de tres maneras distintas. Eso se mira antes de presupuestar y te decimos cuánto trabajo es, no lo descubrimos a mitad.
Preguntas
Lo que nos preguntan antes de decidir.
¿Hay que pasar todo el inventario a mano para empezar?
Hay que hacer un recuento de partida una vez, sí, y no hay forma de evitarlo: si el número inicial está mal, todo lo que venga después está mal.
Lo que sí se puede evitar es teclearlo. Si tienes una hoja de cálculo, un listado del proveedor o una exportación de tu TPV, se carga desde ahí. Eso se mira antes de presupuestar y te decimos qué se puede rescatar y qué no, en lugar de descubrirlo a mitad del proyecto.
¿Necesito lector de códigos de barras?
No hace falta comprar nada: la cámara del móvil lee códigos de barras perfectamente y es lo que usamos en la mayoría de los casos.
Un lector de pistola compensa cuando se dan de alta muchas unidades seguidas, como en la recepción de un pedido grande, porque es más rápido y no se cansa la mano. Te decimos cuál te conviene y cuánto cuesta, pero no te lo vendemos nosotros ni metemos margen ahí.
¿Esto me obliga Verifactu a cambiarlo?
No. Verifactu es una obligación sobre los sistemas informáticos de facturación, no sobre el control de existencias. Un programa que cuenta lo que tienes en el almacén no emite facturas y por tanto no entra en ese reglamento. Si alguien te dice que tu control de stock tiene que ser compatible con Verifactu, te está vendiendo miedo.
Lo que sí es verdad es que las fechas para facturar están cerca: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y profesionales, según el Real Decreto-ley 15/2025.
¿Y si vendo también por internet?
Entonces el problema no es contar, es que dos sitios cuenten lo mismo. Lo que suele montarse es que la tienda física y la tienda en línea descuenten del mismo número, para que no vendas dos veces la última unidad.
Depende de que tu tienda en línea deje conectarse, y eso hay que comprobarlo antes: se comprueba en el Plano de trabajo y te damos la respuesta aunque sea que no se puede.
¿Sirve para un almacén con lotes y caducidades?
Sirve, y es justo uno de los motivos por los que la gente acaba necesitando algo a medida: los programas de catálogo cuentan unidades, pero no siempre saben de lotes, de fechas de caducidad ni de qué lote salió para qué cliente. Eso se construye.
Ahora bien, si lo que necesitas es cumplir con un sistema de trazabilidad alimentaria concreto, lo primero es que tu asesor te diga exactamente qué te exigen, y sobre eso montamos. No te vamos a decir nosotros qué te obliga tu normativa sectorial.
Tengo un Excel enorme del que depende todo. ¿Se puede pasar?
Casi siempre sí, y es el encargo que más nos piden. Lo primero es mirar si los datos se pueden exportar y en qué estado están: los Excel de almacén suelen tener referencias repetidas, unidades escritas de tres maneras y columnas que solo entiende quien las hizo.
Si se pueden pasar, se pasan; si hay que limpiar, te decimos cuánto trabajo es antes de presupuestar, no después.
¿Me hace también las facturas de venta?
No. No desarrollamos programas que emitan facturas ni que generen libros registro de IVA o de IRPF, y no vendemos programa de facturación.
El programa de existencias descuenta lo que se vende y deja el dato preparado, pero quien emite la factura es tu programa de facturación, que sigue siendo el tuyo. Es una decisión nuestra y vale para todos los proyectos.
Por dónde seguir
Si el problema no es exactamente este.
- Presupuestos automáticos en tu web Si además de saber qué tienes hace falta decir el precio rápido, ahí es donde se pierden más encargos que por falta de género.
- App de citas para un negocio En talleres, clínicas y centros de estética el material y la agenda acaban siendo el mismo proyecto: lo que se gasta depende de lo que está citado.
- Cómo hacemos un programa a medida El proceso entero, fase a fase: qué entra, qué no, cómo se cobra y qué pasa si a mitad decides parar.
- Qué es Verifactu y a quién obliga Las fechas reales, qué es una declaración responsable y por qué nosotros no vendemos programa de facturación.
Hablemos
¿Cómo sabéis hoy lo que hay?
Cuéntanoslo en veinte minutos por teléfono y te decimos tres cosas: si te basta con un aviso de mínimos sobre lo que ya tienes, qué costaría el programa entero y cuánto tardaría. Si con 190 € resuelves, te lo diremos igual.
- La primera llamada es gratis
- Primera fase desde 990 € sin IVA
- Te contestamos el mismo día laborable
Que te llamemos
Tres campos. Si nos dices cuántas referencias manejas y con qué las llevas hoy, llegamos a la llamada con los deberes hechos.